令和6年度嬉野市文書管理システム構築業務に係る公募型プロポーザルについて

令和6年度嬉野市文書管理システム構築業務に係る公募型プロポーザルについて

公 告令和６年度嬉野市文書管理システム構築業務に係る公募型プロポーザルを実施するので、次のとおり公告する。

令和6 年 8 月２９日嬉野市長 村上 大祐1 業務概要

(1) 業務名 令和６年度嬉野市文書管理システム構築業務

(2) 業務内容 「令和６年度嬉野市文書管理システム構築業務仕様書」のとおり

(3) 履行期間 契約締結日から令和7 年３月３１日まで2 プロポーザル募集の流れ

(1) 参加申込書等の提出本プロポーザル募集に参加を希望する者から、嬉野市文書管理システム構築業務プロポーザル(以下「プロポーザル」という。)の参加申込書の提出を求める。

(2) プロポーザル提案書等(以下「提案書等」という。)の提出参加資格を有する者から、提案書及び実務実績内容等の資料の提出を求める。

(3) プロポーザル審査会の実施プロポーザル審査会を実施し、受託候補者を選定する。

3 参加資格及び共同体に関する事項本事業を遂行するにあたり、下記要件をすべて満たしていること。

(1) 本事業を遂行するにあたり、十分な知識及び技術、体制を有すること。

(2) 地方公共団体等において文書管理システムの導入実績を有していること。

(3) 嬉野市一般競争(指名競争)参加資格者名簿に登録されていること。

なお、登録されていない場合は、参加申込書提出前までに登録手続きが完了していること。

(4) 地方自治法施行令(昭和 22 年政令第 16 号)第 167 条の 4 の規定に該当する者でないこと。

(5) 会社更生法(平成 14 年法律第 154 号)により、更生手続き開始の申し立てをしている者でないこと。

(6) 民事再生法(平成 11 年法律第 225 号)により、再生手続き開始の申し立てをしている者でないこと。

(7) 本市から指名停止を受けている期間中の者でないこと。

(8) 暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律(平成 3 年法律第 77 号)第 2条第 2 号に掲げる暴力団、同条第 6 号に規定する暴力団員である役職員を有する団体並びにそれらの利益となる活動を行う者でないこと。

(9) 情報セキュリティに係る以下のいずれかの条件を満たすことア 情報セキュリティ実施基準である「JIS Q 27001」、「ISO/IEC27001」または「ISMS」の認証を有していること。

イ 財団法人日本情報処理開発協会のプライバシーマーク制度の認定を受けているか、または同等の個人情報保護のマネジメントシステムが確立していること。

4 手続き等

(1) 問い合わせ〒849-1492 佐賀県嬉野市塩田町大字馬場下甲 1769番地嬉野市役所 広報・広聴課 (TEL)0954-66-9115 (FAX)0954-66-3119(ﾒｰﾙ)[email protected]

(2) プロポーザル実施要領等の配布方法実施要領・仕様書・参加申込書等は、公告の日から嬉野市ホームページに掲載する。

(http://www.city.ureshino.lg.jp/)

(3) 参加申込書(様式１)の提出期限、提出場所及び提出方法ア 提出期限 令和6 年 9 月 13 日(金) 17時必着イ 提出場所 嬉野市役所 広報・広聴課ウ 提出方法 郵送又は持参で提出

(4) 仕様書等に関する質問表(様式２)の提出期限、提出場所及び提出方法ア 提出期限 令和6 年 9 月５日(木) 17時必着イ 提出場所 嬉野市役所 広報・広聴課ウ 提出方法 電子メール、FAX、郵送又は持参で提出

(5) 提案書等の提出期限、提出場所及び提出方法ア 提出期限 令和6 年 9 月 24日(火) 17時必着イ 提出場所 嬉野市役所 広報・広聴課ウ 提出方法 郵送又は持参で提出エ 提出物及び提出部数(ｱ) 業務内容に関する企画提案書(任意様式)８部(ｲ) 会社概要及び過去の類似事業の実績の提示(任意様式)８部(ｳ) 3 参加資格及び共同体に関する事項

(9)にかかる情報セキュリティ認定証等の写し １部(ｴ) 見積書(任意様式)１部

(6) プロポーザル審査会ア 実施予定日 令和6 年 10月イ 実施予定場所 嬉野市役所 塩田庁舎5 契約方法選定された受託候補者は、市と委託内容、経費等について再度調整を行い、協議が整った場合に委託契約を締結する。

なお、その者との契約が成立しない場合には、次点者と交渉を行うものとする。

6 その他

(1) 詳細はプロポーザル実施要領によること。

(2) 提案書等の著作権は応募者に帰属する。

(3) 著作権等に関する公的権利の確保は応募者が自らの責任で行うこと。

(4) 参加報酬は無報酬とする。

令和６年度嬉野市文書管理システム構築業務仕様書嬉野市業務委託仕様書 目次第

１ 業務の概要

１ 業務名 ･･･････････････････････････････････････････････････････････

１２ 業務期間 ･････････････････････････････････････････････････････････

１３ 試行運用開始日 ･･･････････････････････････････････････････････････

１４ 運用開始日 ･･･････････････････････････････････････････････････････

１５ 業務履行場所 ･････････････････････････････････････････････････････

１６ 業務の内容 ･･･････････････････････････････････････････････････････

１７ 提案上限金額 ･････････････････････････････････････････････････････ ２第２ システム構築の目的と基本方針

１ 本システム構築の目的 ･････････････････････････････････････････････

２２ 本システム構築の基本方針 ･････････････････････････････････････････ ２３ その他の事項 ･････････････････････････････････････････････････････ ３第

３ 業務システムの概要

１ 機能要件 ･････････････････････････････････････････････････････････

３２ 印刷要件 ･････････････････････････････････････････････････････････ ３第４ システム要件１ サーバー機器 ･････････････････････････････････････････････････････ ３２ クライアント端末 ･････････････････････････････････････････････････ ４３ ソフトウェア ･････････････････････････････････････････････････････ ４４ ネットワーク ･････････････････････････････････････････････････････ ４５ その他の事項 ･････････････････････････････････････････････････････ ４第

５ 性能要件及び信頼性要件１ オンライン処理性能要件 ･･･････････････････････････････････････････ ５２ オフライン処理性能要件 ･･･････････････････････････････････････････

５３ 信頼性要件 ･･･････････････････････････････････････････････････････ ５第

６ 保守運用要件１ サービス時間帯 ･･･････････････････････････････････････････････････ ５２ バックアップ要件 ･････････････････････････････････････････････････

５３ 運用管理 ･････････････････････････････････････････････････････････ ５第７ セキュリティ要件システムのセキュリティ ･･･････････････････････････････････････････････ ６第

８ 移行要件データ移行 ･･･････････････････････････････････････････････････････････ ６第

９ 導入計画

１ 導入スケジュール ･････････････････････････････････････････････････

６２ 実施体制 ･････････････････････････････････････････････････････････

６３ 進捗管理 ･････････････････････････････････････････････････････････ ７第１０ ハードウェア設置サーバー機器設置 ･････････････････････････････････････････････････････ ７第１１ その他

１ 操作研修 ･････････････････････････････････････････････････････････

７２ 運用確認期間の対応 ･･･････････････････････････････････････････････ ８３ システム機能改善 ･････････････････････････････････････････････････ ８４ その他事項 ･･･････････････････････････････････････････････････････ ８第１２ システム保守業務

１ 基本的な考え方 ･･･････････････････････････････････････････････････

８２ 運用保守業務 ･････････････････････････････････････････････････････

９３ 機器保守業務 ･････････････････････････････････････････････････････１０1第

１ 業務の概要

１ 業務名令和６年度嬉野市文書管理システム構築業務(以下「本業務」という。)

２ 業務期間契約締結の日から令和７年３月３１日までとする。

ただし、履行期間内に本業務を完了することができない正当な理由がある場合は、その理由を明記した書面の提出により、履行期間の延長を請求することができるものとする。

３ 試行運用開始日令和７年３月上旬

４ 運用開始日令和７年４月１日

５ 業務履行場所嬉野市役所※上記以外の受託者の作業場所は、受託者の負担と責任において確保することとし、受託者の申請により本市が認めた場所とする。

６ 業務の内容本業務の内容は、次のとおりとし、詳細については本書を参照すること。

(１) システム構築嬉野市文書管理システム(以下、「本システム」という。)は、パッケージソフトの適用を基本に構築することとし、導入準備から本番稼動までのテスト及び作業を含む全ての工程管理及びドキュメントの整備を行うこと。

(２) 附帯作業ア ファイル基準表(Excel ファイル数が約 120 ファイル、延べ個別フォルダ件数が約 10万件)と書庫に保存してある文書保存箱の位置情報(Excelファイル)からのデータ移行を行うこと。

イ 各種操作マニュアルの作成、職員及びシステム管理者に対する操作研修を行うこと。

ウ 説明会及び各課ヒアリングを実施し、現状を把握したうえで、システム機能を最大限活用した運用ルールを策定し、円滑な導入・利用率の向上に努めること。

(３) ハードウェア等本書に示す各種要件に従い、本システムの稼動に必要となるハードウェア及びソフトウェア製品を調達すること。

なお、本システムのハードウェア及びソフトウェア製品は、原則としてクラウド方式とする。

ア サーバ関連機器等 ････ 一式(ハードウェア及びソフトウェア製品を含む。)

イ その他業務に必要な機器 ････３セット(タブレットＰＣ３台、ハンディスキャナ３台等)

(４) 成果物及び納入物件全ての資料の様式は、Ａ４とすること(図面等は除く)。

なお、提出する書類については、併せて電子データの入った媒体を１部納品するものとする。

2ア 本業務作業実施報告書 ････････････････ １部(ア) システム機能表(イ) システム構成図(ハード、ソフト、ネットワーク)(ウ) 操作マニュアル及び管理マニュアル等各種マニュアル(エ) データ移行結果報告書(オ) システムテスト結果報告書(カ) 打合せ記録簿類イ 稼動システム(実行プログラム等)･･････ 一式ウ 研修テキスト類 ･･････････････････････ 必要部数エ その他本業務の実施に関する資料 ･･････ １部

７ 提案上限金額24,000千円(消費税及び地方消費税を含む。)※保守管理費用・利用料等は含まない。

第２ システム構築の目的と基本方針

１ 本システム構築の目的本システムは嬉野市の根幹に位置づけるシステムである。

今後嬉野市が構築する他システムとの連携を念頭に、下記目的に沿ったシステムを構築する

(１) 文書管理を適正化及び効率化し、電子決裁等によりペーパーレス化を推進する。

(２) 運用管理及びデータの一元管理をし、利用する職員及びシステム管理者の円滑な運用を図る。

(３) 他自治体において稼動実績のあるパッケージシステムを活用し、システムの安定性、利便性及び操作性の向上を確保する。

(４) 行政運営の簡素化、効率化の一環として、文書の起案・収受から整理、保管、保存、廃棄に至るまでの一連の経過を記録する一元的なシステムを導入することで文書管理の最適化を図るとともに、運用管理コストの削減を図る。

(５) 本システムを利用し業務を遂行する上で、嬉野市文書規程(平成１８年嬉野市訓令第５号)に基づき、文書の適正な管理、適切な保存及び利用をすることで、行政事務の適正かつ効率的な運営を図る。

２ 本システム構築の基本方針

(１) 本システムは、原則として10年間以上の使用に耐え得る構成とし、その間の維持動作を保証すること。

(２) 自治体業務に支障をきたすことのないよう、安全かつ確実なシステム構築を最優先事項とし、職員の負担軽減についても十分に配慮した構築業務を行うこと。

(３) 本システムは、市職員がデータ入出力作業等を容易に行えること。

(４) 試行運用はもとより、職員及びシステム管理者を対象とした稼働前研修を徹底し、本システムの安定稼動及び正確な業務を行うこと。

(５) 本業務を履行するに当たり、嬉野市個人情報保護法施行条例(令和４年嬉野市条例第１６号)、嬉野市財務規則(平成１８年嬉野市規則第４１号)をはじめとする、関係法令、規則を熟知した上で、遵守すること。

3(６) 本システムを構成するハードウェア、ソフトウェア等は、可能な限り標準とし、日本語によるサポートが可能なものであること。

(７) 本システムの構築、データ移行及びシステムテストにかかる環境は受託者が整備すること。

(８) 本システムは、受託者が構築を行い、かつ、本市の指定する仕様に準拠するとともに、本市と随時協議して構築すること。

(９) 本システムを構築する上で疑義が生じた場合は、直ちに本市と協議すること。

３ その他の事項

(１) 本システムのサーバー機器等のハードウェアは、クラウド方式とする。

機器保守については、導入時から５年分の使用料額を見積額として提示すること。

また、契約形態に関わらず、本システムの実使用期間である５年間は、通常年の機能強化については、追加経費なく提供すること。

(２) 本システムの保守は、別途、契約を締結するものとし、受託者の提案金額を上限として、本市が予算要求を行う予定である。

システム保守業務の委託内容詳細については、予算額確定後、別途協議のうえ確定するものとする。

第

３ 業務システムの概要

１ 機能要件

(１) ブラウザを利用したＷｅｂシステムであること。

(２) 本市の公文書の維持管理の根幹である現行の思考を踏襲したシステムとする。

(３) 機能要件は、別紙１のとおりとする。

別紙１に記述した機能は、本市として実現を望むものであるが、費用対効果などを十分考慮の上、適切なシステム機能又は代替案(手作業による対応を含む。)の具体的な提案を求める。

(４) 文書のライフサイクル(収受、起案、決裁、施行、保管、保存、保存期間延長、廃棄、)を通じた管理ができるよう、柔軟に拡張できること。

(５) 電子決裁に対応し、現行の決裁業務等をシステム内で行えること。

やむを得ず電子での決裁にできない場合は代替スキーム等で対応可能なこと。

２ 印刷要件

(１) 現在の運用で印刷している帳票及びラベルシール等は、次のとおりとする。

ファイル基準表 ･････････････････ 別紙２個別フォルダラベル ･････････････ 別紙３ボックスファイル用ラベル ･･･････ 別紙４(２) 帳票及びラベルシール等は、本システムにおいても全て作成、印刷が可能なものであること。

(３) 帳票及びラベルシールは、出力すべき情報が網羅されていること。

(印字位置等のレイアウトについては、別途協議のうえ確定するものとする。

)第４ システム要件１ サーバー機器

(１) サーバー機器は、クラウド方式とし、ＬＧＷＡＮ回線を利用し、Ｊ－ＬＩＳ(地4方公共団体情報システム機構)のセキュリティ基準に対応すること。

(２) サーバー機器は、５年間の利用に耐えうる性能及び容量を選定すること。

２ クライアント端末

(１) クライアント端末のＯＳ及び主なアプリケーションは、次のとおりとする。

ＯＳ：Windows 10 Professional (Windows 7 Professional の端末も存在するが数年で入替え予定)ブラウザ：Microsoft Edge(一部Google Chrome)アプリケーション：Adobe Acrobat Reader DCOffice 2010,2013,2016,Microsoft365等混在

(２) プリンター及び複合機は、本市において現有する機器を使用する。

(３) その他業務に必要な機器(バーコードリーダー等)がある場合は、現状の作業環境を考慮し必要台数を納入すること。

(４) 納入機器は原則として、メーカーの５年保証を付けること。

ただし、５年保証がない場合は、可能な最長期間の保証を付けること。

３ ソフトウェア

(１) 本シ

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