【令和8年8月18日（火曜日）参加申出書提出締切】令和8年度 相談記録システム導入業務（公募型プロポーザル）

【令和8年8月18日（火曜日）参加申出書提出締切】令和8年度 相談記録システム導入業務（公募型プロポーザル）

1「令和８年度 相談記録システム導入業務」に係る公募型プロポーザル方式実施説明書

１ 公募の趣旨及び目的北九州市では、令和７年７月に「AI活用推進都市宣言」を行い、市民サービスの向上と行政運営の効率化に向け、AIを積極的に活用した取組を推進している。

本業務は、各福祉相談窓口における相談対応業務について、相談時の音声を AIにより文字起こし及び要約し、相談記録作成業務の効率化を図ることを目的とする。

また、相談記録の共有及び活用を促進し、包括的・重層的支援体制における情報連携の強化を目指す。

本プロポーザルは、本業務の目的を十分に理解し、AIを活用した相談記録システムの構築・運用に関する専門的な知識、技術及び実績を有する事業者から広く企画提案を募集し、最も優れた提案を行った事業者を受注候補者として選定するために実施するものである。

２ 公募の概要

(１)業務名令和８年度 相談記録システム導入業務

(２)事業に係る予算上限額２５，０００千円(消費税及び地方消費税相当額を含む。)

(３)業務内容【別紙１】仕様書のとおり

(４)契約期間契約締結の日から令和９年３月３１日まで

(５)支払い方法原則、履行確認後一括払いとする。

３ 参加資格公募型プロポーザルに参加を希望する者(以下、「参加希望者」という。)は、次の要件をすべて満たす法人又は複数の法人によるグループとする。

なお、グループの場合は、

(１)～

(３)の要件をすべての構成員が満たすものとする。

(１)地方自治法施行令(昭和２２年政令第１６号)第１６７条の４の規定に該当しない者であること。

(２)北九州市物品等供給契約の競争入札参加者の資格及び審査等に関する規則(平成７年北九州市規則第１１号)第６条第１項の有資格業者名簿に記載されていること。

(３)本市から指名停止を受けている期間中でないこと。

(４)次のいずれかに該当しないこと。

2ア 役員等(役員及び従業員をいう。以下同じ。)が暴力団員(暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律(平成３年法律第７７号)第２条第６号に規定するものをいう。

以下同じ。

)であると認められる者イ 暴力団(暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律第２条第２号に規定する暴力団をいう。以下同じ。)又は暴力団員が経営に実質的に関与していると認められる者ウ 役員等が自己、自社若しくは第三者の不当な利益を得る目的又は第三者に損害を与える目的をもって、暴力団又は暴力団員を利用したと認められる者エ 役員等が、暴力団又は暴力団員に対して資金等を供給し、又は便宜を供与するなど直接的あるいは積極的に暴力団の活動又は運営に協力し、若しくは関与していると認められる者オ 役員等が、暴力団又は暴力団員と社会的に不適切な関係を有していると認められる者カ 暴力団員であることを知りながら、暴力団員を雇用し、又は使用しているとき。

(５)会社更生法(平成１４年法律第１５４号)に基づく更生手続き開始の申立て又は民事再生法(平成１１年法律第２２５号)に基づく再生手続き開始の申立てがなされている者ではないこと。

ただし、更生計画許可決定または再生計画許可決定がなされていない場合は、この限りではない。

(６)法人税及び事業所所在地における地方税(法人住民税、事業税等)が未納でない者

(７)受注候補者に選定された場合、履行期限内に当該業務の履行完了が可能な体制にあり、提案書提出時の担当者が当該業務を担当できること。

(８)個人情報や企業情報等の情報セキュリティについて、社内ルールや法令順守(コンプライアンス)の仕組みが整備されていること。

４ 参加資格の喪失参加希望者が受注候補者の特定の日までに、次のいずれかに該当することになった場合は、参加資格を失うものとし、また、すでに提出された提案は無効とする。

(１)前項に規定する参加資格の要件を満たすものではなくなった場合

(２)不正な利益を図る目的で審査委員会の委員等と接触した場合

(３)提案書に虚偽の記載をしたことが判明した場合

(４)その他審査結果に影響を及ぼすおそれがある不正行為があった場合

５ 実施スケジュール(予定)項目 日時公告開始日 令和8年 8 月 5 日(水)質問書受付期限 令和8年 8 月 10日(月)質問回答期限 令和8年 8 月 13日(木)参加申出書提出期限 令和8年 8 月 18日(火)3企画提案書提出期限 令和8年 8 月 25日(火)審査会(プレゼンテーション) 令和8年 9 月 2 日(水)結果通知 令和8年 9 月 4 日(金)※説明会は実施しない。

※やむを得ない事情で上記スケジュールを変更する場合がある。

６ 質問書の提出及び回答

(１)提出期限：令和８年８月１０日(月)１７時１５分

(２)提出先 ：北九州市役所 政策局ＤＸ・ＡＩ戦略室

(３)提出書類：質問書(様式１)

(４)提出方法：電子メールにて提出※電子メールアドレスは下記１２の「問合せ先及び提出先」参照※確認のため、提出後に電話連絡すること

(５)回答方法：全ての質問について、参加申出書を提出した者全員に対して、電子メールにて回答する。

(６)回答期限：令和８年８月１３日(木)１７時１５分

７ 参加申出書の提出

(１) 提出期限：令和８年８月１８日(火)１７時１５分

(２)提出先 ：北九州市役所 政策局ＤＸ・ＡＩ戦略室

(３)提出書類：参加申出書(様式２)

(４)提出方法：電子メールにて提出※電子メールアドレスは下記１２の「問合せ先及び提出先」参照※確認のため、提出後に電話連絡すること

８ 企画提案書等の提出及びプレゼンテーションの実施

(１)企画提案書等の提出ア 提出期限：令和８年８月２５日(火)１７時１５分イ 提出先 ：北九州市役所 政策局ＤＸ・ＡＩ戦略室ウ 提出書類：事業者概要(様式３：グループ参加の場合、代表事業者のみ提出)グループ構成表(様式４：グループ参加の場合のみ提出)企画提案書(下記

(２)参照。

Ａ４サイズとすること)【別紙２】機能要件一覧(下記

(３)参照。

Ａ４サイズとすること)見積書(様式自由。ただしＡ４サイズとすること)

エ 提出部数：１部ずつオ 提出方法：電子メールにて提出※企画提案書等の提出は、１社につき１提案までとする。

※電子メールアドレスは下記１２の「問合せ先及び提出先」参照4※ファイルはＰＤＦ形式にて提出すること※確認のため、提出後に電話連絡すること

(２)企画提案書の構成次の項目について、具体的に記載すること。

① 企画提案内容(ア)システム構築ネットワーク構成やシステム構成は適切か。

相談者、対応職員両方にとって使いやすい環境を提供しているか。

(イ)文字起こし、要約機能相談内容を適切に文字起こし・要約できるか。

対応職員が個人情報を匿名化もしくは削除する仕組みを用意しているか。

(ウ)要約結果管理対応職員が過去の相談履歴から必要な相談結果を適切に参照できるか。

(エ)他システムへの連携対応職員が要約結果を保健福祉課が利用している LGWAN上のKintone や業務システムに反映できる仕組みを用意しているか。

(オ)セキュリティ要件事業者として適切なセキュリティ規格を有し、AIやクラウドサービスを適切に利用し、行政サービスとして十分な安全性が確保されているか。

(カ)保守･障害対応障害対応､システム更新、契約終了時のデータ引渡し・消去等、安定的な運用を継続するための体制・対応が適切か。

② 運用計画およびコスト令和１０年度までの３年継続利用を見越した運用計画およびランニングコストについて、記載すること。

③ 業務実施体制実施体制、スケジュール、類似業務実績等について、記載すること。

④ その他提案効果的かつ魅力的な独自の提案が盛り込まれているか。

⑤ 見積金額見積金額が仕様書提示の範囲内であり、仕様書で求める業務に対する提案内容に見合った妥当な金額となっているか

(３)機能要件一覧について上記

(２)内の「ア 企画提案内容」について、「【別紙２】機能要件一覧」を企画提案書と併せて提出すること。

ア 記載方法対応状況について、いずれかの該当項目を選択すること。

また、対応時期など補足がある場合はその内容を「詳細(任意)」欄に記載すること。

5(４)プレゼンテーションの実施ア 開催日時：令和８年９月２日(火)※開始時間等は、後日調整の上、参加申出書を提出した者全員に対して連絡する。

イ 開催方法：Ｗｅｂによるリモート形式で実施ウ 実施内容：提案者によるプレゼンテーション１５分以内、質疑応答１０分程度※当日は、先に提出された企画提案書を提案者が画面共有してプレゼンテーションを実施する。

９ 審査及び審査結果

(１)審査方法提出された企画提案書等及びプレゼンテーションに基づき、本市職員等で構成された審査委員会において審査を行い、最も優れた提案内容の事業者を選定する。

審査結果が同点の場合、見積金額が最も低いものを選定する。

なお、審査結果が同点で見積金額の最も低いものが複数の場合は、審査委員会において企画提案書等の再審査を行う。

(２)評価項目、評価基準及び配点等評価方法に関する事項【別紙３】評価方法のとおり

(３)審査結果の通知及び公表に関する事項ア 審査結果は、プレゼンテーション参加者に書面にて通知する。

イ 受注候補者決定後、本市ホームページに受注候補者の商号又は名称、評価結果等を公表する。

１０ 契約

(１)受注候補者に選定された場合、契約締結に向け、市と事業内容の詳細について協議を行い、契約金額を決定する。

その際、企画提案の一部を変更する場合がある。

(２)受注候補者との協議が調った場合には、あらためて見積書を徴収し、随意契約の方法により契約を締結する。

(３)受注候補者と契約締結に至らなかった場合は、次順位者を新たな受注候補者として手続きを行う。

受注候補者が契約締結の日までに本市から指名停止を受けた場合も同様とする。

１１ その他

(１)当該公募を通じて知り得た機密事項については審査結果にかかわらず第三者に漏らしてはならない。

(２)企画提案書等の作成等にかかる経費は、提案者の負担とする。

(３)企画提案書等は、返却しない。

(４)参加申出書を提出した後に辞退する場合は、辞退理由等を記載した辞退届(様式５)を提出すること。

辞退によって、その後、不利益な取扱いを受けることはない。

6１２ 問合せ先及び提出先

(１)担当部署 ：北九州市役所 政策局ＤＸ・ＡＩ戦略室

(２)担当者 ：行德、浅田、中江

(３)住所 ：〒８０３－８５１０ 北九州市小倉北区大手町１番１号

(４)電話番号 ：０９３－５８２－２１４５(５)電子メール：[email protected]

「令和８年度 相談記録システム導入業務」に係る仕様書1 業務名令和8年度 相談記録システム導入業務2 業務目的本業務は、各福祉相談窓口における相談対応業務について、相談時の音声をAIにより文字起こし及び要約し、相談記録作成業務の効率化を図ることを目的とする。

また、相談記録の共有及び活用を促進し、包括的・重層的支援体制における情報連携の強化を目指す3 想定スケジュール本業務の想定スケジュールは以下のとおり。

ただし、正式なスケジュールについては別途、発注者と受注者の間で協議の上決定することとする。

契約締結 令和８年９月２１日までシステム導入 令和８年１０月３０日までサービス利用開始希望 令和８年１１月１日4 業務内容業務の内容は次の項目のとおりとする。

なお、本業務の遂行にあたり本書に記載の成果と同等以上の成果が得られる効果的な手法があれば、適宜、今回の提案内容に含めること。

(１) 相談記録システム構築ア 録音・文字起こし機能北九州市で準備する窓口に設置したＰＣ(以下窓口PCと略)を使って、相談者と対応職員との対話を録音し、音声認識により文字起こしを行うこと。

イ 文字起こし結果編集機能窓口PCを使って、文字起こし結果について、対応職員が内容確認及び修正できること。

ウ 要約機能窓口PCを使って、文字起こし結果を基に相談内容を要約できること。

エ 要約結果編集機能職員が通常業務で使うイントラＰＣ(以下職員PCと略)を使って、要約結果について職員が内容確認、修正及び追記できること。

(２) 要約結果管理機能ア 要約結果一覧表示窓口PCおよび職員PCを使って、要約結果を、一覧表示および検索できることイ 他システムへの連携機能職員PCを使って、上記要約結果一覧から選択し、その要約結果を表示、ファイルへエクスポートおよびクリップボードにコピーできること

(３) セキュリティ要件ア ＬＧＷＡＮに接続された窓口PCおよび職員PCからシステムが利用できることイ ＡＩを含めた外部クラウド利用時は個人情報保護および不正アクセス対策を講じることウ 外部クラウド上のAIを利用する時は学習およびデータ保持を行わないこと※

(1)～

(3)の詳細な機能の要件は【別紙２】要件一覧にて示すとおり

(４) 職員への説明ア 運用開始前に利用対象および管理担当の職員に対し説明会を実施すること。

イ 運用マニュアルおよび操作マニュアルを提供すること。

(５) 利用者満足度調査報告ア 利用対象および管理担当の職員に対して定期的に満足度や改善要望を抽出するアンケートを実施し、市に報告を行うこと。

イ 上記の市への報告時には、改善提案を含めること。

5 想定サービス利用規模サービスの利用規模は以下のとおりとする。

対象 利用規模窓口数 １２窓口利用職員数 約６０名録音対象相談件数 一つの窓口あたり約 50件 / 1ヵ月１回あたりの相談時間 約40分(平均)6 導入場所小倉北区役所 保健福祉課窓口 (詳細については発注者と受注者で協議の上決定する。)7 業務体制受注者は、業務の遂行にあたり責任者を含む複数人で構成された体制を整備し、市と円滑な意思疎通が図れるよう留意すること。

また、報告、協議、助言、及びその他必要なコミュニケーションについては、定期的に対面またはWeb 会議形式にて行うこと。

8 参考資料の貸与•提供

(１)発注者は、本業務の履行に際し必要と認めるものに限り、受注者に資料を貸与・提供する。

9 その他

(１) 本提案の評価は、提案者の技術力などを評価するために行うものであって、提案書に基づき、そのまま業務を了承するものではないことに留意すること。

(２) 成果品(業務の履行過程において得られた記録等を含む)を第三者に閲覧させ、複写させ、又は譲渡してはならない。

ただし、市の承諾を得た場合はこの限りではない。

(３) 本仕様書に定めのない事項については、発注者と受注者が協議して決定する。